Buchungslauf
Beleg-Bank-Abgleich · selbst gehostet
GoBD-konformer Nachweispfad
Alpha · in aktiver Entwicklung

Belege, Bankumsätze, Buchhaltung — automatisch verbunden.

Buchungslauf automatisiert Ihren Vorbuchhaltungs-Prozess: vom Beleg im DMS (Dokumenten-Management-System bzw. elektronisches Archiv) über den deterministischen Abgleich mit dem Bankumsatz bis zum prüfungssicheren Export in Ihre Buchhaltungssoftware — als ein zusammenhängender, auditierbarer Vorgang im eigenen Haus.

Wie es funktioniert Kontakt aufnehmen

Drei Anwendungen. Sechs Klick-Strecken. Kein Nachweispfad.

Der Monatsabschluss kostet Stunden — und das aus den falschen Gründen.

Ihre Belege liegen in einem Dokumentenmanagement-System, Ihre Bankumsätze in einem Online-Banking-Programm, Ihre Buchhaltung in einer Steuersoftware. Dazwischen: Excel, Notizzettel, ein waches Auge — und am Quartalsende die ungute Frage, ob auch wirklich jeder Vorgang prüfungssicher dokumentiert ist.

Pro Buchungsvorgang sind das im Schnitt sechs Klick-Strecken:

  1. DMS öffnen, Beleg suchen
  2. Online-Banking aufrufen, passenden Umsatz finden
  3. Excel/Notizzettel zum Mitschreiben „abgehakt — was nicht"
  4. Buchhaltungssoftware öffnen, Vorgang anlegen
  5. Lieferant, Datum, Beträge und USt-Satz aus dem Beleg manuell in die Buchhaltungssoftware übertragen und kontieren
  6. Zurück ins DMS, Belegnummer eintragen

Buchungslauf wurde gebaut, weil genau dieser Prozess im eigenen Unternehmen zu viel Zeit gekostet hat. Bei ca. 50 Belegen pro Monat brauchte ich für den Beleg-Bank-Abgleich und die manuelle Datenübernahme in die Buchhaltungssoftware vorher etwa sechs Stunden — heute prüfe ich die Vorschläge in rund 30 Minuten. Die Software ersetzt nicht Ihre Buchhaltungssoftware. Sie ersetzt das manuelle, fehleranfällige Bindeglied dazwischen.

Für wen ist Buchungslauf?

  • Geschäftsführer, die selbst buchen die die Vorbuchhaltung selbst machen oder vorbereiten und jeden Monat mehrere Stunden mit Beleg-Bank-Abgleich verlieren.
  • IT-affine Selbstständige — oder IT-Verantwortliche in Klein-GmbHs die eine offene, selbst gehostete Automatisierungs- Schicht suchen — keine SaaS-Lösung, keine Hersteller-Abhängigkeit. Da Buchungslauf von DMS, Banking und Buchhaltung systemunabhängig ist, lässt sich auch ein abweichender Stack anbinden. Dieselbe Persona, wenn sie als interner oder externer IT-Verantwortlicher für eine kleine GmbH den Stack pflegt.
  • Steuerberater-Kanzleien mit Mandanten in diesem Setup die eine verlässliche Vor-Buchungs-Schicht beim Mandanten wünschen, damit der Import in die Kanzlei-Software sauber ankommt. Hinweis zur Skalierung: Buchungslauf läuft aktuell mit einer Instanz pro Mandant; bei N Mandanten skaliert das linear mit Hosting- und Lizenzkosten. Multi-Mandant-Fähigkeit für Kanzlei- Bündel ist explizites Folge-Scope. Export erfolgt heute über DATEV-CSV; Belegtransfer und DATEV Unternehmen Online sind Folge-Themen.
  • Technisch interessierte Buchhalter die GoBD-Anforderungen ernst nehmen und Nachweispfade auf Software-Ebene schätzen — nicht als nachträglich zusammengeklicktes PDF.

Der Prozess als Verarbeitungskette

So einfach geht es mit Buchungslauf: aus den sechs Klick-Strecken wird ein durchgehender Vorgang.

Sieben Schritte vom eingehenden Beleg zum gebuchten Vorgang — deterministisch, idempotent, mit vollem Nachweispfad.

  1. Beleg-Einlesen aus dem DMS Periodischer Abruf aus Ihrem Dokumentenmanagement (Erstanbindung: ecoDMS); als universelle Schnittstelle zusätzlich CSV-Import. OCR-Korrekturen werden über Lieferanten-spezifische Regeln direkt im Quellsystem angewandt — das DMS bleibt führend für Belegmetadaten.
  2. Bankumsatz-Synchronisation Ausschließlich lesender Zugriff auf Ihr Online-Banking-Programm. Erstanbindung Hibiscus — wahlweise via Datenbank oder XML-RPC; als universelle Schnittstelle zusätzlich CSV-Import. Buchungslauf initiiert keine Zahlungen.
  3. Deterministischer Abgleich Belege werden in einer klaren Hierarchie mit Bankumsätzen abgeglichen: IBAN + Rechnungsnummer (inkl. Sammelvarianten), Kartenzahlungs-Pfad, Datum-/Betrags- Heuristik. Inklusive Teilbetrags-Erkennung für Sammeleinzüge. Keine KI-Black-Box — jeder Treffer ist nachvollziehbar.
  4. Kontierungsvorschläge nach Ihrem Kontenplan SKR03, SKR04 oder angepasste Kontenpläne — per Konfiguration auswählbar. Inklusive Personenkonten- Stammdaten und USt-Sätzen pro Lieferant.
  5. Prüfung im Web-GUI Pro Buchungsvorschlag: [OK], [KORREKTUR] oder [SKIP]. Beleg, gematchter Bankumsatz und Kontierungsvorschlag stehen nebeneinander — auch im Vier-Augen-Prinzip, abgesichert über das Rollenkonzept.
  6. Export in die Buchhaltungssoftware Erstanbindung Taxpool; als universelle Schnittstelle zusätzlich CSV-Export. Andere Zielsysteme (DATEV-CSV, sevDesk, lexoffice, …) sind über die definierte Adapter-Schnittstelle anschließbar.
  7. Belegnummern-Rückverknüpfung ins DMS Die von der Buchhaltungssoftware vergebene Belegnummer wird automatisch ins DMS zurückgeschrieben — GoBD-konforme Verlinkung ohne Handarbeit.

So sieht die Prüfung aus

Ein Buchungsvorschlag pro Bildschirm. Beleg, gematchter Bankumsatz und Kontierungsvorschlag stehen nebeneinander — inklusive der drei Aktionen [OK], [KORREKTUR], [SKIP].

Was Buchungslauf anders macht

Typische Lösungen für den Vorbuchhaltungs-Prozess gehen einen von drei Wegen. Buchungslauf nimmt einen vierten.

  • Komplett-Cloud-Buchhaltung. Belege, Banking und Buchhaltung wandern in eine SaaS-Suite. Bequem, aber die Datenhoheit geht verloren und die bestehende Buchhaltungssoftware muss gewechselt werden.
  • KI-Belegerkennung als Vorstufe. Belege werden vor der eigentlichen Buchhaltung durch eine Cloud-KI geschickt. Spart Tipparbeit, liefert aber Buchungen aus einer Black-Box — bei Rückfragen vom Finanzamt schwer nachvollziehbar.
  • Manuell mit Excel und Disziplin. Funktioniert, kostet aber jeden Monat Stunden und hinterlässt keinen belastbaren Nachweispfad.

Buchungslauf sitzt als dedizierter, auditierbarer Vorgang zwischen den drei bestehenden Anwendungen — im eigenen Haus, ohne Replatforming der Buchhaltung, mit erklärbarem Abgleich statt KI-Black-Box.

Selbst gehostet

Läuft im eigenen Netz. Belege verlassen das Haus nicht. Keine Cloud-Abhängigkeit, keine Drittspeicherung sensibler Buchhaltungsdaten.

Systemunabhängiger Kern

DMS, Banking und Buchhaltungssoftware sind als austauschbare Schnittstellen modelliert. ecoDMS, Hibiscus und Taxpool sind die Erstanbindung — nicht die einzige Option. Für jeden der drei Systemtypen steht CSV als universelle Schnittstelle zur Verfügung.

GoBD-konformer Nachweispfad

Jeder Einleselauf wird versioniert protokolliert. Nichts wird überschrieben. Personalisierte Aktionen über das Rollenkonzept. Details zur GoBD-Umsetzung →

Deterministischer Abgleich

Keine KI-Black-Box. Jede Zuordnung Beleg ↔ Bankumsatz ist erklärbar und in einer klaren Hierarchiestufe verankert.

Web-GUI mit Rollen

Bedienung im Browser. Rollenkonzept ermöglicht Vier-Augen-Prinzip und Aufgabentrennung auch im Kleinteam.

Auch automatisierbar

Alle Funktionen sind zusätzlich per REST-Schnittstelle ansprechbar — für Skripte, zeitgesteuerte Läufe oder Anbindung an eigene Anwendungen. Für die tägliche Bedienung nicht nötig.

Was Sie zum Betrieb brauchen

Buchungslauf läuft als Docker- Compose-Anwendung — auf Linux-Hardware Ihrer Wahl, ab 4 GB Arbeitsspeicher, im internen Netz. Drei typische Wege, die kleinere Unternehmen ohne Hardware-Neukauf gehen können:

  • Auf einem vorhandenen NAS

    Wenn schon ein Synology der Plus-Reihe (DS725+, DS925+, DS1525+) oder ein UGREEN NASync DXP im Einsatz ist: Buchungslauf läuft als zusätzlicher Docker-Container über den Container Manager bzw. UGOS Pro. Diese Geräte bringen typischerweise 8 GB RAM und ausreichend Leistung mit; eine separate Anschaffung entfällt.

  • Auf einem deutschen virtuellen Server

    Wenn kein NAS und kein eigener Server vorhanden ist: ein VPS bei einem deutschen Hoster wie Hetzner Cloud (Standorte Nürnberg / Falkenstein). Das Einstiegsmodell CX22 mit 2 vCPU und 4 GB RAM kostet etwa 4 € im Monat; CX32 mit 8 GB RAM rund 7 €. Ein Auftragsverarbeitungs- vertrag nach Art. 28 DSGVO ist Standard, die Daten liegen unter Ihrer alleinigen Vertragshoheit — nicht in einer SaaS-Datenbank.

  • Auf einem bestehenden Mini-PC oder Office-Server

    Wenn im Büro bereits ein Linux-Rechner läuft — ein Intel-NUC, ein Beelink-Mini-PC, ein Proxmox-Host oder ein bestehender Ubuntu-Server für andere Dienste: Buchungslauf ist dort eine weitere Docker-Compose-Anwendung. Keine neue Hardware, keine zusätzlichen monatlichen Kosten.

Für Techniker

Wenn Sie den Stack vor einer Anfrage technisch evaluieren möchten: Sample-docker-compose.yml, OpenAPI-Spec und Beispiel-.env schicke ich auf formlose E-Mail-Anfrage zu. Eine öffentliche Doku-Vorschau folgt mit der Beta.

Sample-Material anfordern →

Was Buchungslauf bewusst nicht ist

Ehrliche Abgrenzung statt Marketing-Versprechen.

  • Kein Ersatz für die eigentliche Buchhaltungssoftware. Buchungslauf bereitet Buchungen vor und exportiert sie an Ihr bestehendes System (DATEV, Taxpool, lexoffice, sevDesk, …).
  • Kein OCR-System. Der Beleg muss vorher im DMS vorliegen; OCR übernimmt die vorgelagerte Anwendung.
  • Kein Online-Banking-Frontend. Buchungslauf liest Bankumsätze, initiiert aber keine Zahlungen.
  • Keine SaaS-Lösung. Selbst gehostete Server-Anwendung, läuft im eigenen Netz.
  • Zum Start keine Multi-Mandanten-Fähigkeit. Bewusst auf Einzel-Mandant-Anwendungsfall zugeschnitten. Erweiterbar, aber Folge-Scope.

Konditionen

Buchungslauf startet als begleitete Pilotphase und läuft anschließend als jährliche Lizenz pro Instanz.

Pilotphase: 1.800 € einmalig. Anpassung an Ihren konkreten Stack (DMS, Banking, Buchhaltungssoftware), Schulung und Begleitung durch die ersten Buchungsläufe. Dauer typischerweise ein bis drei Arbeitstage Stack-Anpassung plus einen halben Tag Schulung.

Jährliche Lizenz: 580 € pro Instanz, ab dem zweiten Jahr. Die Pilotphase deckt das erste Jahr ab.

Alpha-Konditionen. Für die ersten Anwender gelten reduzierte Konditionen (1.080 € Pilotphase, 348 €/Jahr Lizenz), im Austausch für strukturiertes Feedback und — auf Wunsch anonymisierte — Referenz-Erwähnung.

Anpassungen außerhalb des Standard-Scopes der Pilotphase (z.B. neue Adapter für nicht-unterstützte Stack-Komponenten) werden separat angeboten. Schreiben Sie mich an — ich antworte persönlich.

Interesse?

Wenn das beschriebene Setup Ihrem ähnelt — oder wenn Sie einen abweichenden Stack haben und einen Adapter brauchen — freue ich mich über Ihre Nachricht.

Kontakt: info@buchungslauf.de

Schreiben Sie mir kurz, welchen DMS-, Banking- und Buchhaltungs-Stack Sie nutzen und welcher Schritt im Monatsabschluss heute am meisten Zeit kostet. Ich antworte persönlich.

Noch nicht so weit?

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